A coluna da cirurgiã-dentista e professora de empreendedorismo, Shirlei Cristina Devesa, apresenta a questão do planejamento organizacional.
Tenho percebido uma crescente necessidade dos profissionais da área da saúde, no que se refere à administração do tempo. Trabalhar em mais de um consultório, número reduzido de funcionários, pressões por resultados estéticos imediatos, mudanças no mercado e falta de planejamento organizacional são os principais percalços que os impedem de administrarem seus tempos de forma eficiente e eficaz.
Diante disto, alguns ficam à espera de algum método salvador, mágico, que possa organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos pré-determinados, atingindo os resultados esperados. Outros parecem que se conformam e tocam o consultório “da melhor maneira possível”.
Nesta constante guerra travada contra os ponteiros do relógio, algumas coisas não foram percebidas ou foram esquecidas, dificultando a administração de seus atendimentos e de seus tempos. A técnica milagrosa para administração do tempo está em uma mudança de comportamento. Atitudes assertivas são necessárias diante de qualquer tarefa que vamos executar, mesmo que ela seja o atendimento a um paciente.
Não existe a “administração do tempo no trabalho”. O tempo é um recurso constante no nosso dia a dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto é o mesmo, esteja você fazendo uma cirurgia para colocação de um implante ou jogando uma partida de tênis. Os nossos dias sempre têm 24 horas e neste espaço de tempo você tem que se dedicar, além do trabalho, ao lazer, à família, à sua saúde, ao seu desenvolvimento profissional e emocional, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, administramos o tempo de nossas vidas e não do trabalho. O trabalho é uma das atividades que temos durante as nossas 24 horas diárias de vida. Raramente encontraremos uma pessoa que administra bem o tempo em seu trabalho, mas não consegue fazê-lo em sua vida pessoal ou vice e versa. Ou você administra o seu tempo ou não administra.
“Seu tempo” significa o tempo de sua vida e não o tempo dedicado ao seu consultório. Não saber a diferença entre urgência, importância e circunstancial é um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo. Para que seja possível administrar bem o tempo é preciso saber dizer “não”, mesmo que isso signifique ter que dizer “não” ao paciente que quer que uma prótese total fique pronta antes das festas de final de ano, tendo aparecido em sua clínica no dia 15 de novembro.
Alguns recursos, como a agenda, secretária eletrônica e o e-mail são ferramentas que auxiliam muito na administração do tempo, porém, se mal utilizados, eles podem se tornar grandes vilões. Saiba qual o melhor tipo de agenda, saiba qual a melhor forma e quando utilizar a secretária eletrônica e saiba utilizar eficientemente o e-mail.
Meu amigo Christian Barbosa, especialista em Administração de Tempo, autor de vários livros sobre o tema, diz que com alguns itens básicos você pode começar a ter mais tempo no seu dia a dia.
Descubra como está utilizando seu tempo. Todas as tarefas que você realiza são divididas em três tipos: urgentes (prazo que está curto ou acabou), importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e circunstanciais (que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo). Seu foco será reduzir as atividades urgentes, por exemplo, ter que implorar para Dental entregar apenas um produto, porque você esqueceu de avisar a sua assistente que havia acabado e a paciente em que você vai precisar utilizar está marcada para daqui algumas horas. Aumentar as tarefas importantes e eliminar as circunstanciais.
Planeje-se! Ter mais tempo para a vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esse processo de antecipação é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência de, pelo menos, três dias. Veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.
Escolha uma ferramenta: agenda, Iphone, Outlook, Neotriad ou caderno que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.
Limite seu horário de trabalho. Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação sair exatamente no seu horário (quando o compressor parasse de funcionar, por exemplo), com certeza você seria mais centrado e, consequentemente, mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia a dia.
Organize seu local de trabalho: sua bancada, gavetas, mesa de atendimento. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia para localizar informações, e isso é muito tempo perdido.
Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução.
De acordo com o Christian, o dentista e a sua equipe precisam funcionar em conjunto, focando nas coisas que, de fato, vão trazer resultados para o paciente, profissional, equipe e o consultório. “Estabeleça metas claras e específicas, tanto pessoais como profissionais, para ter um sentido na sua vida e no seu trabalho. Assim, cada atividade passa a ter sentido, pois, além de estar relacionada a metas cruciais, faz com que o indivíduo vá para o trabalho sabendo que a realização daquela ação planejada contribuirá para se atingir a meta”. Espero que com estas dicas você consiga mais tempo para desfrutar da companhia da sua família, amigos e até de você mesmo.
Fonte: Odontomagazine
